Suatu organisasi atau perusahaan yang ingin menerapkan Sistem Manajemen Mutu Iso 9001:2015 untuk pertamakalinya pasti mengalami hal yang sama, mau mulai dari mana?
Berikut ini adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan oleh Manajemen Perusahaan apabila ingin mengimplementasikan dan memperoleh Sertifikat ISO 9001:2015.
1. Bentuk Tim yang bertanggungjawab terhadap Sistem
Langkah awal ini harus dilakukan sesegera mungkin, tetapi jangan terburu-buru tanpa mempertimbangkan kompetensi, komitmen dan Integritas dari personil yang ditunjuk. Pilihlah satu orang yang menjadi Perwakilan Manajemen dan satu orang yang bertanggungjawab untuk pengendalian dokumen dan rekaman, walaupun istilah itu sudah tidak digunakan lagi.
2. Berikan surat tugas atau surat keputusan Personil yang ditugaskan sebagai wakil manajemen dan pengendali dokumen dan rekaman.
Surat tugas atau surat keputusan yan menerangkan bahwa personil tersebut mendapatkan tugas sebagai wakil manajemen dalam mengimplementasikan Sistem Manajemen Mutu sangat diperlukan, sebagai dasar personil tersebut melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya, meskipun terkadang mereka memiliki tugas pokok yang lain.
3. Gap Analysis
Gap analysis adalah tahap awal yang mesti dilakukan apabila suatu organisasi ingin menerapkan dan mendapatkan Sertifikasi ISO 9001:2015. Jika Tim ISO tersebut tidak mampu, maka perusahaan boleh meminta bantuan Konsultan untuk memberikan arahan dan pendampingan.
4. Set Up Dokumen
Sistem Manajemen berbasis ISO memerlukan dokumen-dokumen sebagai media untuk mengimplementasikan Standar tersebut dan memenuhi persyaratan yang dimiliki oleh Standar ISO 9001:2015 tersebut. Jika saat ini organisasi atau perusahaan sudah memiliki dokumen-dokumen operasional seperti SOP, Instruksi kerja dan formulir-formulir dalam menjalankan proses bisnisnya, maka Tim ISO hanya perlu menambahkan hal-hal yang menjadi persyaratan.
5. Implementasi Sistem Manajemen ISO 9001:2015
Setelah dokumen-dokumen yang menjadi persyaratan terpenuhi, maka perlu dilakukan implementasi Sistem Manajemen tersebut minimal selama 3 bulan, agar dapat dipastikan bahwa sistem tersebut benar-benar diimplementasikan.
6. Audit Internal
Untuk memastikan implementasi dilakukan sesuai persyaratan, maka perlu dilakukan evaluasi secara internal yang disebut Audit Internal. Audit dilakukan oleh Tim Internal Auditor di dalam organisasi atau perusahaan.
7. Kaji Ulang Manajemen
Sebelum organisasi atau perusahaan mengajukan Sertifikasi ISO 9001:2015 ke Badan Sertifikasi, organisasi harus melakukan Kaji Ulang Manajemen, karena program ini merupakan salah satu persyaratan ISO 9001:2015 di klausul 9.3.
8. Audit Badan Sertifikasi
Audit oleh Badan Sertifikasi merupakan tahapan yang menentukan apakah organisasi atau perusahaan layak diakui sebagai organisasi yang telah memenuhi persyaratan ISO 9001:2015. Audit Badan Sertifikasi merupakan pengakuan pihak eksternal bahwa organisasai atau perusahaan tersebut telah memenuhi persyaratan ISO 9001:2015.
